【主催者必見】Zoomの出席者リストの確認方法とデータ活用術を解説

オンラインイベントやセミナーの運営にあたり、イベント参加者の管理は重要な業務の一つです。

しかし、イベント集客時点での申込者の管理はできていても、当日の参加者管理まで行き届いていない方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この時、Zoomの機能を活用すれば、出欠確認やその後のフォローアップをスムーズに行うことができます。

本記事では、Zoomを使った出席者リストの確認方法や出席者データの活用方法について解説いたします。

Zoomの出席者リストを活用してイベント運営を効率化しよう

Zoomの出席者リスト（レポート機能）を活用すると、ミーティングやウェビナーの参加者の名前、メールアドレス、参加時刻、退出時刻、滞在時間などのデータを取得できます。

これらのデータを自動で作成・出力することで、手作業によるリスト作成の手間や転記ミスを大幅に削減できます。

このような参加者データを取得することは、イベント終了後の迅速なお礼メールの送信や、営業リストの作成など、次のアクションを効率化するために非常に重要です。

出席者データから取得できる主な項目と利用の前提条件

Zoomのレポート機能では、当日出席者の滞在時間を取得することも可能ですので、出席者単位で誰がどのくらいイベントに参加していたかを正確に把握できます。

ただし、このレポート機能を利用するための前提条件として、Zoomの有料プラン（プロ、ビジネス、エンタープライズなど）を契約している必要があります。

無料プラン（ベーシック）では参加者レポートを取得できないため、ビジネス目的でイベントを主催する場合は有料プランへのアップグレードが必須です。

事前に自社のアカウントの契約状況を確認し、必要に応じてプランを見直すことをおすすめします。

ミーティングとウェビナーで取得できる項目の違い

ZoomミーティングとZoomウェビナーでは、取得できる参加者データに大きな違いがあります。

ミーティングでは、主に「誰が参加したか」という名前や入退室時間などの基本的な出席情報が中心となります。

一方、ウェビナーでは基本情報に加えて、事前登録時のカスタム質問への回答や、Q&Aでの質問内容、投票（アンケート）結果など、より詳細なデータを取得可能です。

そのため、参加者の興味関心を深く分析し、マーケティングやリード獲得に活かしたい場合は、ウェビナー機能の利用が適しています。

目的に合わせて、どちらの形式でイベントを開催するかを慎重に検討してみてください。

基本的なレポート取得は設定不要で有料プランから利用可能

Zoomの基本的な参加者レポートを取得するために、事前の複雑な設定や特別な手続きは必要ありません。

有料プランのアカウントを持つ管理者またはホストであれば、イベント終了後にWebポータルからすぐにデータを確認できます。

ただし、ウェビナー特有の事前登録情報やQ&Aレポートを取得したい場合は、イベント作成時にそれぞれの機能を有効にしておく必要があります。

上記の通り、特別な設定は不要で手軽に利用できるため、まずは有料プランを契約し、実際のレポート画面を確認してみるのが良いでしょう。

定期的にレポートを確認する習慣をつけることで、イベント運営の改善点が見えやすくなります。

ミーティング画面上で参加状況をリアルタイム確認する方法

イベントの進行中、主催者は「現在何人が参加しているか」「誰が参加しているか」を常に把握しておく必要があります。

Zoomでは、ミーティングやウェビナーの開催中に、画面上で参加状況をリアルタイムに確認できる機能が備わっています。

この機能を活用することで、進行のペースを調整したり、参加者の反応を見ながら柔軟にタイムスケジュールを調整したり、コメント・Q&Aを実施することが可能です。

参加者パネルを開いて現在の参加人数やステータスを把握する手順

開催中に参加状況を確認するには、Zoom画面下部のツールバーにある「参加者」アイコンをクリックします。

すると、画面右側に「参加者パネル」が表示され、パネルの上部に現在の参加者数がリアルタイムで表示されます。

このパネルでは、参加者の一覧だけでなく、各ユーザーのマイクやビデオのオン・オフ状態、挙手などのリアクション状況も一目で確認できます。

また、ホストや共同ホストは、この画面から参加者のミュート解除や退出などの管理操作を行うことも可能です。

参加者の状況に合わせて適切なサポートを提供することで、イベント全体の満足度を高めることができます。

カレンダー連携を活用して未参加の予定者を呼び出す方法

スケジュールされたミーティングの場合、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携することで、参加予定者のステータスを確認できます。

事前に設定で「参加者パネルに予定参加者リストを表示」をオンにしておくと、参加者パネルに「未参加」セクションが表示されます。

ここには、カレンダーの返信状況とともにまだ参加していない予定者が一覧表示されます。

ホストはこのリストから未参加者を直接呼び出したり、チャットでメッセージを送信して参加を促したりできるため、出欠管理が非常にスムーズになります。

【開催後】参加者の履歴レポートをCSVでダウンロードする方法

イベントが終了した後は、取得した参加者データを手元に保存して分析やフォローアップに活用しましょう。

Zoomでは、参加者の履歴レポートをCSVファイルとして簡単にダウンロードすることができます。

このデータを活用することで、次回のイベント企画に向けた改善点を見つけ出したり、参加者一人ひとりに合わせた適切なアプローチを行ったりすることが可能です。

Webポータルのレポート機能からエクスポートする手順

参加者レポートをダウンロードするには、まずブラウザからZoomのWebポータルにサインインし、左側のメニューから「レポート」を選択します。

次に「用途」または「ウェビナー」をクリックし、対象のイベントを開催期間で検索します。

該当するイベントを見つけたら、「参加者」列に表示されている数字をクリックします。

表示された画面で「ミーティングデータでエクスポート」にチェックを入れ、「エクスポート」ボタンを押すと、参加者の詳細な履歴がCSV形式でダウンロードされます。

参加者の入退室時間や滞在時間を正確に記録するポイント

参加者レポートには入退室時間や滞在時間が記録されますが、正確なデータを取得するための注意点があります。

参加者が途中で通信が途切れたり、表示名を変更したりすると、システム上は一度退出した扱いになり、再参加時に新しい記録が作成され、同一人物の記録が複数行に分かれてしまうことがあります。

これを防ぎ、正確に記録を紐付けるためには、参加者にZoomアカウントでサインインした状態で参加してもらうなど、メールアドレスで個人を特定しやすくする工夫が有効です。

そのため、事前の案内メールでサインインしてからの参加を呼びかけると良いでしょう。

取得した出席者データを採用や営業のリード獲得に活用するコツ

Zoomから取得した出席者データは、単なる出欠確認で終わらせてはいけません。

データを適切に分析し、採用候補者や営業のホットリードを見極めるための貴重な情報源として活用しましょう。

ここでは、取得したデータを具体的なビジネス成果に結びつけるための実践的なコツをいくつかご紹介します。

滞在時間やQ&Aの履歴から関心度の高い参加者を見極める

ダウンロードしたレポートを活用して、参加者の関心度を測ることができます。

例えば、「滞在時間（所要時間）」が長い参加者は、イベントの内容に対して高い興味を持っていると推測できます。

さらにウェビナーの場合は、Q&A機能で積極的に質問をした人や、アンケートで具体的な課題を回答した人の履歴を分析しましょう。

これらのデータから導入意欲や転職意欲の高いホットリードを見極め、優先的に個別のアプローチを行うことで、成果につながりやすくなります。

出欠管理表を作成してMAやSFAツールとの連携をスムーズにする

取得したCSVデータは、そのままでは活用しづらいため、見やすい出欠管理表に整形することが重要です。

さらに業務を効率化するには、外部ツールとの連携がおすすめです。

例えば、連携ツールを利用してZoomの出席者情報を自動でGoogleスプレッドシートに書き出したり、MAやSFAに自動連携させたりすることができます。

これにより、手作業によるデータ入力の手間を省き、迅速なフォローアップメールの送信や営業活動の効率化が実現します。

ツール間の連携を構築することで、イベント運営全体の生産性が飛躍的に向上するでしょう。

Zoomの出席者リストを分析して次回の企画やリード獲得に活かそう

本記事では、Zoomの出席者リストの確認方法から、取得したデータの活用術までを解説しました。

有料プランのレポート機能を活用し、参加者の滞在時間やQ&Aの履歴を分析することで、関心度の高いリードを見極めることができます。

また、取得したデータをMAツールなどと連携させれば、その後の営業や採用活動を大幅に効率化させることも可能です。

今後は、YOUTRUSTのようなSNSを活用した集客やコミュニティ形成も視野に入れ、イベントの価値を最大化していきましょう。

データとSNSを駆使した戦略的なイベント運営を目指してください。